法规制度
 
 
江苏财会职业学院工程、物资和服务采购管理办法(2016年10月修订)
发布人:财务处审核员  发布时间:2017-08-17   浏览次数:557

关于印发江苏财会职业学院工程、物资和

服务采购管理办法的通知

苏财会院〔201694

各部门:

《江苏财会职业学院工程、物资和服务采购管理办法(修订)》已经院长办公会议审议通过,现印发给你们,请遵照执行。


附件:江苏财会职业学院工程、物资和服务采购管理办法(修订)

  

江苏财会职业学院

20161111

 

                    江苏财会职业学院办公室               20161111日印发


附件:

江苏财会职业学院工程、物资和服务采购管理办法

201610月修订)

第一章  总  则

第一条  为了进一步规范我校工程、物资和服务采购行为,加强对采购工作的管理和监督,提高采购质量和资金的使用效益,注重实现“物有所值”,注重完善市场规则,注重专业化采购,注重结果评价,维护学校的合法权益,促进廉政建设,保证采购工作规范、廉洁、高效运作,依据《中华人民共和国招投标法》及其实施条例、《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例、《政府采购非招标采购方式管理办法》、《江苏省高等院校基建工程招投标管理办法(试行)》、《江苏省教育厅政府采购管理办法》等有关法律、法规,结合我校的实际情况,特制定本办法。

第二条  学校各部门使用财政性资金(包括财政预算资金、纳入预算管理的资金、自筹的与财政配套资金等,以财政性资金作为还款来源的借贷资金,视同财政性资金)办理的工程、物资和服务采购项目,适用本办法。

第三条  学校采购,是指学校及内设各部门全部使用或部分使用第二条中所述资金采购工程、货物和服务的行为。

第四条  学校采购应当遵循公开、公平、公正和诚信原则。

第二章  采购工作的组织

第五条  组织机构

学校成立采购工作领导小组,全面负责采购工作的领导。采购工作领导小组由学校主要行政领导任组长,分管招标工作的领导任副组长,项目承办部门、监察审计部门、财务部门和招标工作办公室负责人为领导小组成员。

采购领导小组下设招标工作办公室(以下简称“招标办”)。招标办暂不单行设置,挂靠在财务处。财务处处长兼任招标办主任,副处长兼任副主任,其他成员为招标办成员。学校有关职能部门、用户部门是采购工作的主要工作部门,学校纪检监察部门是采购工作的监督检查部门。

学校纪检和监察审计处组成采购工作监督小组;项目承办部门(负责采购相关工程、货物和服务项目管理的职能部门)、财务处和招标办是分工负责采购工作的职能部门,采购项目直接的使用者或者无特定用户的项目(学校公共建筑等)的项目承办部门为用户部门。

学校项目承办部门包括办公室,主要负责学校大宗办公用品和校级领导使用的办公用品等的归口采购工作;教务处,主要负责常规教学教辅材料及教学教辅设备等的归口采购工作;智慧校园中心,主要负责数字化校园建设方面的归口采购工作;图书馆,主要负责馆图书、报刊、杂志、科研数据库等的归口采购工作;后勤管理处,负责除以上范围以外的归口采购工作,主要包括基建及维修改造、后勤日常运行维持、大额印刷、除教学教辅设备及智慧校园中心负责范围以外配置的资产等的归口采购。

第六条  工作职责  

一、采购工作领导小组职责

采购工作领导小组对全校采购工作实行宏观管理。根据学校事业发展要求和资金落实情况,批准各类年度采购计划方案;督察指导学校采购工作相关部门履行工作职责,起草学校采购工作的有关制度办法,处理采购工作中出现的有关问题。

招标办承担领导小组的日常工作,负责研究并提出促进采购工作发展的意见和建议,督促落实领导小组议定的事项,承办领导小组交办的其他事项任务。

二、采购工作监督小组职责

(一)负责提出并建立健全采购工作监督约束机制和制度办法;

(二)监督采购过程是否遵守国家、地方的有关法律法规和履行学校制定的工作程序;监督采购项目是否履行了有关审计规定;监督项目考察、投标候选人、评委、评标方法的产生过程和开标过程;负责合同签订的审核把关;受理采购活动的投诉,查处采购工作中的违法违纪案件。

(三)负责组建学校采购评标人员(评委)库,负责或协助抽取评标人员(评委)参加校内评标,或协助抽取(委派)评标人员(评委)外出参加学校以委托代理方式采购的评标工作。

(四)全程监督开标、评标过程,负责开标、评标会议室现场摄录系统监控。必要时,可刻录光盘并保存备查。

三、职能部门职责

(一)项目承办部门职责

1.制定承办范围内分散采购项目的管理办法,规范分散采购工作;

2.编制、申报采购预算和预算调整申请;

3.编制归口负责的各项采购年度采购计划申请方案;

4.批准用户部门的采购项目的考察,督促用户部门考察和撰写考察成果报告;组织既是用户部门又是承办部门的采购项目的考察,并撰写考察成果报告;

5.根据采购计划实施方案,组织起草招标文件(谈判文件);

6.协同招标办进行招投标释疑;

7.负责办理集中采购会签单,并参与评标;

8.组织与中标单位洽谈签约,草签合同,报送相关部门审核并盖章;

9.负责合同的执行,并组织做好采购项目验收工作。

(二)财务处的职责

1.审核采购预算和预算调整申请;

2.审核采购项目立项计划的资金到位情况;

3.审核采购项目的相关付款资料等。

(三)招标办职责

1.根据审定的预算计划和各承办部门拟定的年度采购计划申请方案,编制学校年度采购计划方案;

2.核查招投标申请书和招投标文件的完备性;

3.发布招投标公告或采购邀请书;

4.接受投标报名,组织做好投标人资格审查工作。投标人资格审查分为资格预审和资格后审。资格预审,根据项目承办部门的资格预审文件或要求审查投标人资格,在相关部门的监督下,由项目承办部门确定投标人名单;资格后审,根据招投标文件由评委审查投标人资格;

5.发放或发售标书;

6.组织招投标释疑;

7.接收投标人在规定期限内送达的投标书,组织并主持开标、评标活动;

8.根据评标会议评委意见,向中标单位签发中标通知书;

9.对招投标有关资料进行整理归档,并定期移交学校档案室存档。

10.选聘具有资质的招标代理或政府采购代理公司,协助归口职能部门制作招标文件、招标公告等,选派校方评委等。

(四)用户部门职责

1.提出拟采购项目申请;

2.申请考察采购项目,并撰写考察成果报告;

3.明确采购项目的需求;

4.协同承办部门签订合同;

5.协同承办部门负责合同的执行和验收;

6.负责学校授权本部门范围内的小额分散采购工作。

第三章  采购范围、形式和方式

第七条  采购范围

采购范围包括:工程类、货物类、服务类。

一、工程类采购主要是指工程建设项目,包括新建、改建、扩建、各类装修、修缮、拆除等项目的勘察、设计、施工、监理、招标代理、跟踪审计等的发包以及与工程建设有关的重要设备、材料等采购。

二、货物类采购包括教学教辅设备、科研设备、一般设备、实验器材、耗材、药品、图书、教材、教学用品、办公用品、软件、劳保用品、饮食物资等采购,以及废旧物资的处理。

三、服务类采购包括各类保险、绿化养护、保洁、保安、物业管理、学生公寓用品、学生人身保险、房屋租赁、设备设施的维护维保、信息化维护等发包。

第八条  采购形式

学校采购分为委托代理采购、校内集中采购和职能部门分散采购三种形式。

采购项目的规模、范围超过了学校实施采购规模范围的(具体按国家、地方相关法律法规、政策制度规定的标准),实行委托代理采购;

采购项目单项(单台、件)或批量采购合同估算金额达3万元(含)以上、单一来源项目采购合同估算金额达5万元(含)以上的采购项目,实行校内集中采购;高于10万元的,可委托具有资质的社会中介机构代理采购,政府招投标、政府采购及政府集中采购另有规定的,从其规定。

在校内集中采购额度以下的采购项目,实行职能部门分散采购。部门分散采购中,属于江苏政府采购“网上商城”范围的,原则上通过网上商城采购,具体按照学校使用“网上商城”采购办法执行,特别紧急或有特殊要求及零星采购的除外。

第九条 采购方式

一、委托代理采购

(一)委托代理公司的确定。按照国家、地方有关法律法规、政策制度等规定确定委托代理公司。

(二)招标公告和招标文件的拟定和审核。招标公告具体要求由项目承办部门书面并附电子稿提出,招标办组织项目承办部门、监察审计处、财务处和代理方共同讨论,必要时可邀请专家参加研讨,形成公告和招标文件。

(三)招标办会同项目承办部门对委托代理采购项目的招标公告、招标文件进行把关。

(四)招标办视采购项目规模、性质等情况,将招标准备情况向相关校领导、采购工作领导小组、院长办公会或党委会汇报,获得批准后即可授权代理公司进行发布公告,并开展招投标活动。凡经院长办公会、党委会批准的项目,招标办可授权代理公司开展招投标活动,项目承办部门须积极协助代理公司做好造价、招标文件及公告的制作。委托社会代理机构采购的,招标办可在校园网的招标信息网上同时发布公告和中标结果公示等信息。

(五)委派校方评标人员。校方构建特定范围的评标人员(评委)库,采用委派或在库中抽签的方法推荐参加评标人员,经采购工作领导小组负责人同意后参加评标,具体按连云港市招标评委确定要求执行。

(六)招标办应及时将招标结果汇报主要校领导或有关校领导,必要时,在院长办公会予以通报。

二、集中采购

(一)公开招标采购、邀请招标采购

1.公开招标采购,是指招标部门以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标的采购方式。达到公开招标数额标准或规定应当公开招标的项目,应当采用公开招标采购方式。

2.邀请招标采购,是指招标部门以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标的采购方式。对于某些有特殊性、只能从有限范围供应商采购的,或采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的,可采用邀请招标的方式采购。

3.采用公开招标或者邀请招标的项目,原则上不能指定品牌招标。如果确实需要指定品牌的,只能使用邀请招标方式并使用最低价中标法。

4.实施公开招标或邀请招标采购方式的,按以下程序进行:

(1)编制招标文件;

(2)在相关媒体上发布招标公告或发出投标邀请书;

(3)接收投标人报名、发售招标文件或者投标;

(4)组织开标;

(5)评标及定标;

(6)授标签约;

(7)履行合同。

(二)竞争性谈判采购

1.符合下列条件之一的货物或服务,可采用竞争性谈判方式采购:

(1)招标后没有供应商投标或合格的供应商数不满足正常开标条件的,或重新招标未能成立的;

(2)技术复杂或性质特殊,不能确定详细规格或具体要求的;

(3)采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的;

(4)不能事先计算出价格总额的。

2.实施竞争性谈判采购方式的,应遵循下列基本程序:

(1)成立采购谈判小组。

(2)谈判小组从符合相应条件的供应商名单中确定不少于3家供应商,并向其提供谈判条件。

(3)谈判小组所有成员集中与单一供应商分别进行谈判。谈判中谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的,谈判小组应以书面形式通知所有参加谈判的供应商。

(4)确定成交供应商。谈判结束后,谈判小组应要求所有参加谈判的供应商,在规定的时间内进行最后报价。谈判小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商,并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。

(三)单一来源采购

1.符合下列条件之一的货物或服务,可采用单一来源方式采购:

1)只能从唯一供应商处采购的;

2发生了不可预见的紧急情况,不能从其他供应商处采购的;

3)必须保证原有采购项目一致性或服务配套的要求,需要继续从原供应商处添购,且添购资金总额不超过原合同采购金额10%的或者总额不超过人民币10万元的。

4)项目属于国内首创的或者在国内仅是个别用户的或者在国内属于行业领先的。

2.采取单一来源方式采购的,采购部门与供应商应当遵循有关法律规定,在保证采购项目质量和双方商定合理价格的基础上进行采购。

3.采取单一来源方式采购的,项目承办部门编制谈判文件应明确产品的价格、性能、质量及售后服务等情况,并根据预算编制情况对成交价格提出合理意见,供谈判小组人员参考,由谈判小组与供应商进行实质性谈判。供需双方进行商谈后才能签订合同。

(四)询价采购

1.采购的货物规格、标准统一,现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目,可采用询价采购。

2.实施询价采购方式的,应遵循下列程序:

1)成立询价小组。

2)符合相应资格条件的供应商不少于3家供应商,并向其发出询价通知书让其报价。供应商一次报出不得更改的价格。

3)确定成交供应商。询价小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商,并将结果通知所有被询价的未成交供应商。

网络询价采购是学校其它采购方法的补充。网络询价采购一般情况限于零星、低值和易耗品的采购,询价对象须来源于典型网络商城。即在询价采购的原则下,通过网络采购所需项目并保存截图的方法,网络询价采购归属部门分散采购。在网络询价采购中,需要立项而没有立项的项目不能采购,对方不能提供规范发票的项目不能采购。

(五)应急采购按《江苏财会职业学院应急采购项目管理办法》实施。

(六)采购监管部门认定的其他采购方式、特别情况下的特殊采购方式,如江苏政采“网上商城”采购、竞争性磋商等方式。

三、分散采购

(一)各部门要依据自身实际,制订出切实可行的采购办法,由分管承办部门的校领导批准后执行,并报学校监察部门备案。采购制度办法应明确采购工作的运行机制和采购方式,建立项目负责制,切实保管好采购档案资料。

(二)分散采购制度应充分体现公开、公平、公正的原则,保证办事效率,切实维护学校利益,最大限度地提高资金使用效益。部门的分散采购应在实施前将采购计划表提前一周书面报监察部门备案,监察部门可视情况派员参加。

(三)分散采购项目单项(单台、件)或批量采购合同估算金额在5000元(含)以下且属于校内财务预算额度内的,经部门主要负责人、分管校领导或联系校领导批准后,由用户部门按照本部门采购办法和程序自行安排采购,其中属于省政采“网上商城”范围的,原则上通过网上商城采购;分散采购项目单项(单台、件)或批量采购合同估算金额在1万元以上3万元(含)以下的,由承办部门负责归口采购,采购结果须在校园网归口承办部门子网页或校园网招标信息网上公示。

分散采购相关原始资料由分散采购承办部门负责整理归档保管1年,以备监察、审计、招标办、上级主管部门检查,并负责对监督检查部门提出的质疑作出解释说明。每年7月中旬移交给学校行政档案管理人员,存放在学校档案室统一保管备查。通过网上商城采购的,按照学校网上商城采购办法执行。

(四)学校监察部门会同招标办等部门定期或不定期对各部门的采购工作进行专项或阶段性的监督检查。

第四章 采购项目的考察和立项

第十条 采购项目的考察

一、用户部门向承办部门申报拟采购项目计划时,需要进行考察的项目,须同时申请并填写《江苏财会职业学院采购项目察申请表》。项目承办部门根据学校党政工作计划和项目性质,决定是否批准拟采购项目和考察申请。

二、用户部门成立考察组,考察前必须到监察部门备案。

三、考察组考察任务完成后,填写《江苏财会职业学院采购项目考察成果报告》。

四、项目承办部门、监督小组可视项目情况,选择是否参加考察。

第十一条 采购项目的立项

一、立项材料

(一)项目承办部门准备采购项目立项材料(相关内容涉及用户部门的,可自行另行规定用户需要提交的材料)。

(二)立项材料必须包括:

1.本项目的地位

1)通用项目;(2)国内首创;(3)行业领先;(4)国内用户仅有几家;(5)普及项目,行业较小;(6)其它。

除(1)外,其它需要有支撑材料说明。

2.本项目的预算(概算);

3.拟用的采购方式,按本办法第三章进行选择,并说明理由;

4.其它需要说明的材料。

二、预算编制

(一)基建、维修改造项目,依据初步设计方案,按当时政府指导价、设计的初步工程量和工程量清单计价方式组价编制。

(二)通用办公用品家具等,执行财政部《关于印发<中央行政部门通用办公设备家具购置费预算标准(试行)>的通知》、江苏省财政厅《关于<江苏省省级事业部门部分国有资产配置预算标准>的通知》精神编制。

(三)考察过的项目,按照考察的成果情况编制,并提供相关支撑材料。

(四)其它项目预算自行编制,并提供编制预算的依据。

三、批准立项

(一)学校一年召开2次专门会议,对采购项目进行立项审批,特殊情况除外。属于纳入各部门年度预算的常规采购项目,单项或批量采购金额超过30000元的,须在专门会议上通过,审批时适用简易程序。

经学校批准立项的采购项目,将编制成采购方案。批准立项的项目必须在年内完成,并与年度考核挂钩,没有完成的项目需要向采购工作领导小组作出说明。

(二)属于“三重一大”的项目,按《江苏财会职业学院“三重一大”事项决策实施办法》(苏财会院委〔201647号)的规定办理。

第五章 采购方案的编制

第十二条  承办部门按学校批准立项的采购项目,调整项目预算,并编制本部门年度采购方案。

第十三条 招标办根据各承办部门编制的年度采购方案,按照同类、同期合并的原则,编制学校年度采购计划,计划中应明确每个项目实施的具体工作内容和时间。

第十四条 采购工作领导小组审核年度采购计划,并报告院长办公会。

第六章 采购方案的实施

第十五条 各职能部门、用户部门和监督小组按照通过的年度采购计划及本办法履行采购工作职责。

第七章 采购项目的合同执行

第十六条:合同的签订

一、定标后签订合同的时间规定:定标后的项目,必须按照评审认定原则和时间签订合同。

二、定标后,与投标人签订合同,不能改变定标时的实质性内容(价格、工期、施工或材料标准、验收标准、付款方式等)。如确需要改变的,须书面向采购工作领导小组申请。属于“三重一大”的项目,按《江苏财会职业学院“三重一大”事项决策实施办法》(苏财会院委〔201647号)的规定办理。

三、合同签订前,须按规定向监察审计处送审。合同签订后,须送学校合同管理部门或负责盖印公章部门(原件)、监察审计部门(原件)、财务部门(复印件)及其他需用的部门各一份。

第十七条 合同的执行。

学校授权签订合同的职能部门是执行合同的主体,涉及用户部门等协同执行合同的,职能部门可自行制定办法,规范合同执行行为。

第八章 纪律和相关规定

第十八条  学校采购工作应遵循公开、公平、公正和诚信的原则。任何部门和个人,不得以任何理由、任何方式干扰学校的采购工作。

第十九条  参加学校采购工作的人员必须遵守国家的法律、法规和有关规章制度,公正廉洁、保守秘密、按规章办事、不循私情,切实做好本职工作。

第二十条  除采购工作必须事项以外,任何人不得向其他任何部门和个人提供或透露学校采购立项、预算、编制采购方案的情况。

第二十一条  监督部门如发现采购过程中有不符合程序和规定的行为,应及时暂停采购进程,并及时报告采购工作领导小组。

第二十二条  在采购工作中,评委根据招标文件和投标文件作出决定的事项,任何部门不得更改,确须修正、补充的,应当听取评委意见后,由学校采购工作领导小组研究决定。

第二十三条  项目经采购后需要跟标的,参照原合同内容及实际情况,签订补充合同。在不改变合同其他条款的前提下,所有补充合同的采购金额不得超过原合同采购金额的20%或者金额不超过人民币10万元,坚持“二者孰低”的原则确定。

跟标由项目用户部门向承办职能部门书面提出,并经招标办审核盖章生效。否则,须经院长办公会同意后方能跟标,同意跟标的项目属于部门分散采购项目。

第二十四条  招标失败及处理办法

一、在招标采购中,出现下列情况之一的,应予招标失败

(一)符合专业条件的供应商或对招标文件中做出实质性响应的供应商不足3家且不具有竞争性的;

(二)出现影响采购公正的违法、违规行为的;

(三)投标人报价均超过了采购预算,采购人不能支付的;

(四)因重大变故,采购任务取消的。

二、招标失败后的处理

(一)公开招标人数不足的处理,应降低条件(投标人资格条件和技术条件)继续公开招标。降低到最低资格条件和国标技术条件后还不足人数的,按分散采购方法,由该项目承办部门自行采购,但不能排除已经报名投标人参加。

(二)投标结果与调研成果相异产生的招标失败的项目,项目需要重新立项。

(三)单一来源谈判失败,如果是谈判对象的原因且存在可取代的,降低或提高相应条件,采购其取代品;如果是调研不当原因,项目需要重新立项。

招标失败后,除采购任务取消情况外,应重新组织采购;重新采购的,应重新办理相关手续。

第二十五条  验收。按照《江苏财会职业学院采购项目验收暂行办法》进行验收。

第二十六条 实行采购的各部门对每项采购活动所涉及的采购文件应妥善保存,不得伪造、变造、隐匿或故意销毁。采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存15年。采购文件包括采购活动记录、采购预算、招投标文件、评标标准、评估报告、定标文件、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件、资料。

第二十七条 各部门在实施采购活动中,有下列行为之一的,将追究相关人员的责任,给学校造成损失的,情节较重者,考核不能为优;情节严重者,考核不合格;涉及违纪违法的,按相关规定处理。

一、必须进行招投标的采购项目而不招投标,或者将必须招投标的项目化整为零,以其他任何方式规避招投标的。

二、以不合理的条件限制、排斥潜在投标人,对潜在投标人实行歧视待遇或限制投标人之间竞争,或者指定供应商的。

三、必须进行招投标的项目,与投标人就投标价格、投标方案等实质性内容进行谈判的。

四、私自直接或间接泄漏采购项目情况给投标人的。

五、其它违纪违法行为。

第九章  附  则

第二十八条  本办法没有涉及到或有与相关法律法规不符的内容,均按照招投标、政府采购等相关法律法规制度执行。

第二十九条  本办法自颁布之日起执行。

第三十条    本办法解释权属于校采购工作领导小组。

附件2

江苏财会职业学院采购项目考察申请表

项目名称

考察部门

名        称

地       址

来  源

考察目的

考察项目建设情况(项目基本数据、采购方式、采购价格等)

参加考察人员

以及时间安排

申请部门意见



 

负责人签字:      (部门或部门盖章)

时      间:        年    月    日

承办部门意见



 

负责人签字:      (部门或部门盖章)

时      间:       年    月    日

注:表中空格不够,可以附页。


附件3

江苏财会职业学院采购项目考察成果报告

项目名称

考察情况

1组成考察组,于       (时间)           (部门)进行了考察,对方 接待了考察组。我方对项目的下列几个方面与对方进行了探讨:xxxxxx 。(同时,询问了xxxxxx。)得到了对方的介绍、解答或回应如下:xxxxxx。       

2、对第二家部门考察的情况

3、对第三家部门考察的情况

……

考察组结论

参加考察

人员签字


签字:


时间:

申请部门意见




负责人签字:

(部门或部门盖章)

时    间:  年  月  日

承办部门意见





负责人签字:   

(部门或部门盖章)

时   间:  年  月  日

注:表中空格不够,可以附页。

附件4

江苏财会职业学院工程、物资和服务采购工作流程

流程图:过程 4流程图:过程 5直接箭头连接符 16流程图:可选过程 24直接箭头连接符 25



流程图:过程 6流程图:过程 12直接连接符 674

流程图:过程 15


流程图:过程 8流程图:过程 9流程图:过程 10流程图:过程 11流程图:决策 13流程图:过程 14直接箭头连接符 26直接箭头连接符 27直接箭头连接符 28直接箭头连接符 29直接箭头连接符 30直接箭头连接符 31直接连接符 675直接箭头连接符 676直接箭头连接符 677直接连接符 679直接连接符 680直接箭头连接符 681直接箭头连接符 682

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